Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV)
Fassung 2026-10, gültig ab 12. Oktober 2026 — nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO
zwischen dem Pflegedienst, der ein SISmass-Konto registriert (der „Verantwortliche“), und der metadist data management GmbH, Königsallee 82, 40212 Düsseldorf (der „Auftragsverarbeiter“, „wir“). Der Vertrag kommt mit der Registrierung zustande; die registrierende Person bestätigt ihn für den Pflegedienst. Er ergänzt die Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
1. Gegenstand und Zweck der Verarbeitung
Wir betreiben den Online-Dienst SISmass, mit dem der Pflegedienst Stammdaten, die Strukturierte Informationssammlung (SIS), den Maßnahmenplan und Beratungsgespräche seiner Klientinnen und Klienten erfasst. Dazu speichern wir die Eingaben, lassen diktierte oder getippte Texte von einer KI-gestützten Erkennung in die Felder der Dokumentation übertragen und erzeugen Word-Dokumente aus den gespeicherten Daten. Eine Verarbeitung für eigene Zwecke, insbesondere das Trainieren von KI-Modellen, findet nicht statt.
2. Dauer
Die Verarbeitung dauert so lange wie der Nutzungsvertrag. Nach seinem Ende löschen wir alle personenbezogenen Daten des Pflegedienstes innerhalb von 30 Tagen, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht; vorher kann der Pflegedienst seine Dokumente exportieren.
3. Art der Daten und Kategorien betroffener Personen
- Klientinnen und Klienten: Stammdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kostenträger, Pflegegrad), die SIS und der Maßnahmenplan mit Angaben zur Gesundheit, Pflege und Lebenssituation, Beratungsgespräche einschließlich Unterschrift, die Diktate dazu und die daraus erzeugten Dokumente. Diese Daten sind überwiegend Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO.
- Angehörige und Betreuer: Name und Kontaktdaten, soweit sie in der Dokumentation stehen.
- Mitarbeiter des Pflegedienstes: Name, Kürzel, Rolle, E-Mail-Adresse, Passwort als Hash, Anmeldezeiten und das Protokoll ihrer Aktionen im Dienst.
- Ansprechpartner des Pflegedienstes: Kontakt- und Rechnungsdaten für das Konto und das Abo.
4. Weisungen
Wir verarbeiten die Daten nur nach dokumentierter Weisung des Pflegedienstes. Die Nutzung des Dienstes und die Einstellungen in der Verwaltung — insbesondere das gewählte KI-Modell und die gewählte Spracherkennung — sind diese Weisung. Weitere Weisungen richtet der Pflegedienst in Textform an info@metadist.de. Halten wir eine Weisung für rechtswidrig, teilen wir das unverzüglich mit. Eine Verarbeitung darüber hinaus erfolgt nur, wenn Recht der EU oder eines Mitgliedstaats uns dazu verpflichtet; dann informieren wir den Pflegedienst vorher, soweit das Recht es erlaubt.
5. Vertraulichkeit
Alle Personen, die bei uns Zugang zu den Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und unterliegen einer Verschwiegenheitspflicht, die über das Ende ihrer Tätigkeit hinausgeht. Zugriff auf Klientendaten haben nur die Personen, die ihn für den Betrieb und den Support brauchen.
6. Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)
- Verschlüsselte Übertragung (TLS) für alle Verbindungen zum Dienst und zu seinen Dienstleistern.
- Jeder Pflegedienst ist in der Datenbank strikt getrennt; jede Abfrage ist an den Pflegedienst gebunden.
- Rollen (Admin, PDL, Fachkraft, Pflegekraft) begrenzen, was ein Konto sehen und ändern darf.
- Passwörter werden nur als Hash gespeichert; Anmeldungen sind gegen Rateversuche begrenzt.
- Ein Protokoll hält fest, wer wann welche Aktion im Dienst ausgeführt hat.
- Nächtliche Sicherungen der Datenbank auf demselben Server in Deutschland; sie werden mit den Daten gelöscht.
- Der Synaplan-Schlüssel eines Pflegedienstes wird nie an den Browser zurückgegeben.
- Regelmäßige Sicherheitsupdates der Server und Komponenten.
7. Unterauftragsverarbeiter (Art. 28 Abs. 2 und 4 DSGVO)
Modelle und Dienste lassen sich auf eine nur deutsche Konfiguration umstellen. Diverse voreingestellte Dienste dienen Demonstrationszwecken, weil sie günstiger oder kostenlos sind. Vor der realen Nutzung sind deutsche Dienste einzustellen.
Der Pflegedienst stimmt dem Einsatz dieser Unterauftragsverarbeiter zu:
| Dienstleister | Zweck | Ort der Verarbeitung |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen | Server und Datenbank des Dienstes, Sicherungen | Rechenzentrum Falkenstein, Deutschland |
| Synaplan (betrieben von metadist) auf Servern der Hetzner Online GmbH | Durchleitung der Texte an das gewählte KI-Modell; Spracherkennung der Diktate bei der Einstellung „Über Synaplan“ und auf Android-Geräten — die Aufnahme wird auf dem Synaplan-Server geschrieben und verlässt ihn nicht | Europäische Union. Demonstrationszweck, soweit das gewählte Modell nicht in Deutschland läuft, weil es günstiger oder kostenlos ist. Vor der realen Nutzung auf eine nur deutsche Konfiguration umstellen. |
Cerebras Systems Inc., Sunnyvale, Kalifornien, USA — Anbieter des voreingestellten KI-Modells gpt-oss-120b |
Liest den diktierten oder getippten Text und schlägt die Einträge für Stammdaten, SIS und Maßnahmenplan vor; die Texte werden nicht zum Training verwendet. Demonstrationszweck, weil günstig. Vor der realen Nutzung ein deutsches Modell einstellen. | USA — Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) |
| Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg (Amazon SES) | Versand der Konto-Mails: Bestätigung der Registrierung, Zurücksetzen des Passworts. Demonstrationszweck, weil günstig. Vor der realen Nutzung einen deutschen Maildienst einstellen. | Region EU (Irland) |
| Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland | Abrechnung des Abos; erhält nur Rechnungsdaten des Pflegedienstes, keine Klientendaten. Demonstrationszweck für die Abrechnung. Vor der realen Nutzung einen deutschen Zahlungsdienst einstellen. | Europäische Union |
Wahl des KI-Modells. Der Pflegedienst kann unter Verwaltung → Synaplan auf eine nur deutsche Konfiguration umstellen. Das voreingestellte Modell dient Demonstrationszwecken, weil es günstig ist. Vor der realen Nutzung ist ein deutsches Modell einzustellen. Dann tritt dessen Anbieter an die Stelle des oben genannten; die Verwaltung zeigt zu jedem Modell den Anbieter an. Die Wahl ist eine Weisung im Sinne von Ziffer 4.
Spracherkennung des Browsers. In der Voreinstellung erkennt der Browser (Chrome, Edge, Safari) die Sprache mit seiner eigenen Technik und überträgt die Aufnahme dafür direkt an seinen Hersteller — Google, Microsoft oder Apple. Diese Aufnahme erreicht unsere Server nicht; der Hersteller ist kein Unterauftragsverarbeiter von uns, und der Pflegedienst prüft diese Übermittlung eigenverantwortlich. Unter Verwaltung → Diktat kann er mit einem Klick auf „Über Synaplan“ umstellen; dann bleibt die Aufnahme auf dem Synaplan-Server. Android-Geräte nehmen immer über Synaplan auf. Die Spracherkennung des Browsers dient Demonstrationszwecken, weil sie nichts kostet. Vor der realen Nutzung auf Synaplan umstellen und dort ein deutsches Modell einstellen.
Über einen neuen oder gewechselten Unterauftragsverarbeiter informieren wir den Pflegedienst mindestens vier Wochen vorher per E-Mail. Widerspricht er aus wichtigem Grund, kann er den Nutzungsvertrag zum Zeitpunkt der Änderung beenden. Wir verpflichten jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf Datenschutzpflichten, die den hier vereinbarten entsprechen.
8. Unterstützung des Verantwortlichen
Wir unterstützen den Pflegedienst bei Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit): Die Dokumentation eines Klienten kann im Dienst jederzeit eingesehen, geändert, als Word-Datei exportiert und gelöscht werden. Bei der Datenschutz-Folgenabschätzung und der Konsultation der Aufsichtsbehörde (Art. 35 und 36 DSGVO) stellen wir die Informationen zur Verfügung, die wir haben.
9. Meldung von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten
Wird uns eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt, die Daten des Pflegedienstes betrifft, melden wir sie ihm unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden, mit den Angaben, die er für seine Meldung nach Art. 33 DSGVO braucht.
10. Löschung und Rückgabe
Nach dem Ende des Nutzungsvertrags löschen wir alle personenbezogenen Daten des Pflegedienstes einschließlich der Sicherungen innerhalb von 30 Tagen und bestätigen die Löschung auf Wunsch. Einzelne Klienten kann der Pflegedienst jederzeit selbst löschen.
11. Nachweise und Prüfungen
Wir stellen dem Pflegedienst die Informationen zur Verfügung, die er braucht, um die Einhaltung dieses Vertrags zu prüfen, und ermöglichen Prüfungen nach angemessener Vorankündigung während der üblichen Geschäftszeiten.
12. Schlussbestimmungen
Dieser Vertrag geht bei Widersprüchen den AGB vor. Es gilt deutsches Recht. Welche Fassung der Pflegedienst bestätigt hat, zeigt der Dienst unter Verwaltung → Rechtliches. Kontakt für Datenschutzfragen: metadist data management GmbH, Königsallee 82, 40212 Düsseldorf, info@metadist.de.