Datenschutzerklärung für die SISmass-App
Stand 12. Oktober 2026
Diese Erklärung beschreibt, wie der Online-Dienst SISmass unter app.sismass.de mit personenbezogenen Daten umgeht. Für die Website www.sismass.de gelten die Hinweise im Impressum.
1. Verantwortliche
Für die Konten der Mitarbeiter, die Registrierung und die Abrechnung ist die metadist data management GmbH, Königsallee 82, 40212 Düsseldorf, info@metadist.de, verantwortlich.
Für die Daten der Klientinnen und Klienten — Stammdaten, SIS, Maßnahmenplan, Beratungsgespräche und Diktate — ist der jeweilige Pflegedienst verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten nur in seinem Auftrag nach dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Fragen zu diesen Daten beantwortet der Pflegedienst.
2. Welche Daten wir verarbeiten und warum
- Konto und Anmeldung: Name, Kürzel, Rolle, E-Mail-Adresse, Passwort als Hash, Zeitpunkt der Anmeldung und der Aktionen im Dienst. Grundlage ist der Nutzungsvertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unser Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Nach fünf falschen Passwörtern ist ein Konto für kurze Zeit gesperrt.
- Registrierung: Name des Pflegedienstes, Name und E-Mail-Adresse der registrierenden Person, die bestätigte Fassung der AGB und des AVV mit Zeitpunkt, sowie ein Prüfwert der IP-Adresse, um Massenregistrierungen zu begrenzen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).
- Klientendaten: alles, was der Pflegedienst zu einer Klientin oder einem Klienten einträgt oder diktiert — im Auftrag des Pflegedienstes, siehe Ziffer 1. Der Pflegedienst stützt die Verarbeitung in der Regel auf den Pflegevertrag und Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO.
- Abo und Zahlung: Rechnungsdaten des Pflegedienstes und der Zahlungsstatus, abgewickelt über Stripe (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Kartendaten sehen wir nicht.
- Technische Daten: IP-Adresse, Browser und Zeitpunkt jedes Aufrufs, so lange wie für die Auslieferung und die Abwehr von Angriffen nötig (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Der Dienst setzt nur ein Cookie für die Anmeldung und nutzt keine Analyse- oder Werbedienste.
3. KI-Erkennung und Spracherkennung
Diktierte oder getippte Texte werden über die Synaplan-Plattform an das KI-Modell gesendet, das der
Pflegedienst in der Verwaltung gewählt hat. Voreingestellt ist das Modell gpt-oss-120b beim
Anbieter Cerebras Systems Inc. in den USA; die Übermittlung stützt sich auf die
EU-Standardvertragsklauseln.
Das voreingestellte Modell dient Demonstrationszwecken, weil es günstig ist. Modelle und Dienste lassen sich auf eine nur deutsche Konfiguration umstellen. Vor der realen Nutzung ist ein deutsches Modell einzustellen.
Die Texte werden nicht zum Training von Modellen verwendet.
Für die Spracherkennung gibt es zwei Wege, die der Pflegedienst unter Verwaltung → Diktat festlegt: Voreingestellt erkennt der Browser die Sprache selbst und überträgt die Aufnahme dafür an seinen Hersteller (Google, Microsoft oder Apple); diese Aufnahme erreicht unsere Server nicht. Alternativ nimmt der Browser auf und sendet die Aufnahme an den Synaplan-Server des Pflegedienstes, wo sie geschrieben wird und bleibt. Android-Geräte nutzen immer den zweiten Weg. Die App zeigt an jedem Mikrofon-Knopf an, welcher Weg gerade gilt. Die Spracherkennung des Browsers dient Demonstrationszwecken, weil sie nichts kostet. Vor der realen Nutzung auf Synaplan umstellen.
4. Empfänger
Die Server stehen bei der Hetzner Online GmbH in Falkenstein, Deutschland. Konto-Mails versendet Amazon SES aus der EU-Region Irland. Die Abrechnung des Abos übernimmt Stripe Payments Europe, Ltd. Die KI-Anbieter sind in Ziffer 3 genannt. Alle Empfänger und ihre Rolle stehen auch in Ziffer 7 des AVV.
5. Speicherdauer
Kontodaten bleiben, bis das Konto gelöscht wird oder der Pflegedienst den Vertrag beendet; danach löschen wir sie innerhalb von 30 Tagen. Klientendaten löscht der Pflegedienst selbst oder sie werden mit seinem Konto gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, etwa für Rechnungen, bleiben unberührt.
6. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO) sowie auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, zum Beispiel der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen. Für Klientendaten wenden Sie sich an Ihren Pflegedienst, für Kontodaten an info@metadist.de.
Siehe auch das Impressum, die AGB und den Vertrag zur Auftragsverarbeitung.